報連相とは みんな間違えて定義していませんか?

仕事場で上司から厳しく言われる『報・連・相』。

でも『報連相』はしているのに、上司に問題など報告すると自分で何とかしろとか言われてしまう、自分の言ったことをしっかり聞いているのか分からないなど、何のための『報連相』があるのかと疑問に感じる人も多いのではないでしょうか?

でもそんな状況になってしまっているのは、みんな間違えて『報連相』を定義しているからだとしたらどうでしょう。

『報連相』をしろと言っても部下がやらないのは、自分に問題があったとしたらどうでしょう。

『報連相』をしたくないという感覚を持っている人は、上司が『報連相』というものの定義の仕方を間違っている可能性が大です。

では『報連相』は実際にはどのようにして生まれ、どう使うのが本当なのでしょうか。

『報連相』の始まり

『報連相』は、1982年に山種証券社長の山崎富治さんが社内キャンペーンをしたのが始まりです。

風呂で思いついたとか、ぼんやりしている時には思いついたとかいろいろ言われていますが、ずっと社内の環境をどうにかしたいと思っていたでしょう。

『報連相』というと、上司の判断を仰ぐために部下から自発的に情報を伝えることと認識している人が多いでしょう。

そして、部下に『報連相』を習慣化させるため、上司は躍起になっている状況に陥ってしまっているところが多いでしょう。

しかし、提唱者の山崎富治さん著書では、今の会社員が認識しているのとは違う理由が書かれています。

本来『報連相』は管理者が「イヤな情報、見たくないデータ」をしっかりと把握し改善していくことが目的なのです。

そのために、社員全員が容易に報告・連絡・相談が行える風通しの良い職場を作る手段の一つとして『報連相』があると定義しています。

決して部下に無理やり『報連相』させることが目的ではないのです。

山崎富治さんは、社員が厳しく怒られたりするのを恐れて、問題を報告するのが遅くなって手遅れになることが無いようにするにはどうしたらいいのだろうか?とかなり悩んでいたのでしょう。

問題は早く解決すれば傷口は小さくすみますが、時間が経てばたつほど大変な事態になってしまいます。

山崎富治さんは最悪な事態になる前に、上司が職場の環境を整え部下がどんなことでも話ができる環境を整えようと『報連相』を考え出したのです。

けっして部下が努力して、無理に行うことではないのです。

報告・連絡・相談の定義

『報連相』という言葉は会社に勤めていれば誰もが聞いたことがありますが、実際にはどのように上司に対してしたらいいのか分からないという人も多いようです。

『報連相』に関して会社でしっかりとした様式があればいいのですが、現実はほとんどが口頭で行われるため、実際どうやって報告・連絡・相談をしたらいいのか誰もしっかり教えてくれません。

実は上司も知らなかったりするかもしれません。

しかし報告・連絡・相談がそれぞれどういうものかしっかり自分の中で定義することができれば、その定義に沿って話せばいいので、難しく考えることなく『報連相』ができるようになります。

では報告・連絡・相談それぞれについてしっかり理解していきましょう。

報告とは

報告とは、仕事を受けた人が仕事を頼んだ人に対して、現在の状況を告げて知らせるということです。

上司からの指示・依頼に対して部下が状況報告をし、上司と部下で認識を共有するために必要なことになります。

この報告を怠ると、上司と情報共有ができず仕事のやり直しなど非効率的なことが発生する可能性が高くなります。

連絡とは

連絡とは、自分が持っている情報を他人に知らせることです。

会社では特に関係者全員に正確に事実を周知することが求められます。

連絡の場合は事実のみを伝えることが大切です。自分の意見などを入れると関係者が混乱する恐れがあります。

相談とは

相談とは、物事を決定する時に他人に意見を聞いたり、話し合いをすることです。

どれだけ会社員としての年数を重ねても経験したことがないことに直面することはあります。

そのときに判断を間違えると取り返しのつかない事態になることもあります。

そうならないためにも、確認の意味も兼ねて上司や先輩、同僚などに相談し、判断材料を増やして正しい判断を下せるようにする必要があります。

『報連相』が上手く機能するためには

山種証券社長の山崎富治さんが『報連相』の社内キャンペーンを行った時の本来の目的をしっかり再認識する必要があるでしょう。

折角部下が『報連相』をしているのに上司がしっかり聞かない、判断を仰いだのに自分で決めろというだけ、厄介なことからは逃げる、という状態で部下がしっかりと『報連相』をしないと怒るのは、上司の怠慢と受け取られても仕方がないでしょう。

部下から嫌われたら、上司は情報を手に入れることができなくなり気が付いたら大変なことになっていたなんてことになってしまい、自分の評価を下げるだけになってしまうのです。

また、みんなが働きやすい環境をつくったり、人間関係を良くしたりと上司と部下の関係だけでなく、先輩後輩や同僚とも気軽に話ができるような職場作りが必要でしょう。

また、ただ『報連相』をやれというのではなく、そのやり方をしっかり指導し、様式を作るなどして誰もが『報連相』を簡単にできるようにすることも大切です。

そして、もっとも大切なことは『報連相』をしっかりと聞いてくれたと部下が感じるようなアクションを上司がすることです。

どんなに環境が整っても、上司が聞いてくれないとちょっとでも感じたら、『報連相』をする意味を部下が見いだせなくなり誰もやらなくなってしまいます。

報連相とは まとめ

『報連相』の本来の目的をしっかりと理解すれば、なぜ部下が『報連相』をしないのか理由が分かると思います。

結局は会社といえども人間関係で成り立っているのです。

言っても聞いてくれない人には言わないし、ただ怒るだけ人とも関わりたくないと思うのが人間です。

しっかりと全員がコミュニケーションを取ることができる環境を作れば自然と『報連相』は行われるようになるのです。

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